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公司对办公室(设计)的观念也在变。一家公司在规划办公室时已经不局限于只考虑“怎样用最低的成本实现完整功能”“这个地方能装下多少人”一类基本问题,而是会去思考工作场所如何能提升专注度和创造力,并促进大家共同协作。老板更加舍得对改善办公环境进行投资了。

不过,要帮助公司流畅运转而且更具竞争力,设计办公空间时需要考虑很多因素——有些因素我们可能从未注意到它们如此重要。全球最大的办公室家具设计公司之一 Steelcase 此前曾做过调研报告,指出公司的文化背景、员工的年龄段及身体健康状况等,都值得加以关注。

最近,Steelcase 又发布了一篇新报告,报告认为目前成长型市场(以中国和印度为例)发展得很迅速,但也无可避免地遭遇更复杂的商业环境,很多公司正在慢慢转型,而办公空间的设计也应该顺应这样的转化。报告提醒我们多去理解(员工)不同的工作内容和不同的公司形态。

在看这份报告说了什么之前,我们想先简单地介绍 Steelcase 这家公司,一个家具公司对办公场所做深入研究并发表调研报告,也是顺应办公室设计观念变化所做的转变。

Steelcase 原本主要开发高科技家具产品,但后来他们意识到,当商业现状变得更移动化和全球化,人们的办公需求随之变化,只有空间而非产品的改变才能满足人的需求,于是业务逐渐延伸到办公场所咨询和空间规划服务。他们也会定期对不同公司的工作场所、工作方式进行调研,并发布相关报告。

作为家具公司,做这方面研究的目的之一在于,如果研究成果能够帮助客户重新思考自己的工作方式,从而提高工作效率与产出,这反过来同样益于 Steelcase 的市场推广和提升品牌价值。

“我们研究的核心就是人,或者说工作中的人。如果能够理解影响员工工作表现的因素和实际活动,那么就能设计出解决方案来帮助他们更好地工作。当然有很多方式可以帮到他们,但我们的办公空间解决方案所考虑的核心是,如何提高员工的敬业度、健康、协作、创新能力等等。”Steelcase 亚太区 Work Space Futures 研究项目经理 Elise Valoe说。

这次《成长的市场》报告就是 Elise Valoe 带领的研究团队历时一年多,走访、考察中国、印度共 20 多家公司之后所得出的研究成果。

研究团队先给出了这样几组数据:未来十年内,中国的城市人口新增 4 亿;十五年内,中国和印度的中产阶级人数将接近 8 亿人。2010-2030 年,劳动力人口增加一千万。同时,为了适应发展,从 2005 到 2025 年,中国每年应该增加 16-19 亿平方米的建筑面积。

这些数字意味着在迅速发展的同时,两国公司还面临环境变化更多、各类资源仍然缺乏等问题。以飙升的中产阶级人数为例子,十五年之内中印两国的中产阶级多为 80、90 年代生人,他们比父辈更习惯于蓬勃发展的消费市场,并且,渴望变革。又比如,员工规模扩大,公司将面临新增办公空间的压力,员工的工作也更复杂,涉及更多不同背景甚至跨地域的员工一同协作。

当办公空间需要不断应对这些新变化所带来的新要求,Steelcase 的报告向中国、印度公司提出的建议是:理解了公司的形态才能够设计出更具竞争力的办公环境。

他们将企业组织划分为任务型组织(task based)、流程型组织(process based)、职能型组织(functional based)、综合型组织(又称矩阵型组织,matrix based)四类,并指出要有针对性的空间策略,依照公司的具体形态来进行办公室规划。

而无论这其中的哪一类,想在变化中获得成功的公司,都要做到高效决策,建起可靠信任的关系,成员之间能快速主动地学习。这也是办公室设计所要实现的实际目标。

任务型组织

公司的业务和服务相对较简单的是任务型组织,例如呼叫中心、客服中心。这类公司员工人数多、劳动密集,因此公司非常看重人均成本。但由于工作内容单调重复,办公室密度大,员工们较难主动投入、积极性不高,人员流动性却很大。

提高员工敬业度就成为这里办公空间所要解决的首要问题。尽管基于这种工作的性质和内容,很难改变办公室以格子间主导的现状,但可以改善个人空间的细节,使个人的小间真正便利员工并增添他们的归属感:譬如增加放包和换鞋的空间,每个格子间都准备足够的插座,办公桌前摆上一块可以列清单的书写板。

同时,整个办公区要提供教育空间和用于交流、讨论的地方,并将协同工作的公共区域范围扩大。报告还建议将协作空间设在中央,周围才是个人的格间,这样能方便交流,也不显得过于拥挤。

改善格子间的细节,使其功能更完善,真正便利员工

领导者的座位设在显眼位置,方便及时交流想法,也能加快解决问题的进程

流程型组织

第二类是流程型组织,专注于相关领域的发展,如工程、采购、分析等领域的公司。这样的公司规模很大,员工多而且常以小组模式工作。

公司关注整个系统的可靠性,希望每一部分、每一个业务流程都可控,不会因为某些难以预测的因素影响工作交付质量。与此同时,各个流程与工作团队都在不断变化,因此培训员工、学习新变化变得十分重要。

为了适合于小组方式工作、培养公司和员工的适应力,办公室要支持小组活动,有充分的学习、合作,以及同事之间非正式交谈的社交空间。这有助于团队做出高效的决策,成员也能更快地建立起信任关系。

小组模式工作的房间需要能够保持一定程度的私密性,比如说能让人更专注、不被干扰地开会;而如果需要即时、快速地沟通问题,也可以去比较开放的空间来讨论。

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